Il Garante ribadisce: alla fine del rapporto di lavoro l’e-mail del dipendente deve essere disattivata
L’indirizzo di posta elettronica del lavoratore deve essere cancellato una volta cessato il rapporto di lavoro.
Il Garante della Privacy ha ribadito questo principio nell’ordinanza dell’11 gennaio 2023 pubblicata sulla newsletter 501 del 15 marzo.
L’Autorità si è pronunciata in seguito al reclamo presentato dalla collaboratrice di una società alla quale era stato attivato un indirizzo di posta elettronica per partecipare a una fiera.
Con l’interruzione del rapporto di collaborazione, nonostante le plurime richieste di cancellazione, la società non aveva provveduto, anzi aveva consultato il contenuto delle e-mail, inoltrandole al direttore commerciale. La società aveva giustificato la propria condotta con la necessità di mantenere i contatti con i clienti, oltre che per difendere un diritto in giudizio.
All’esito dell’istruttoria, la società veniva condannata, poiché la condotta tenuta risultava in contrasto con quanto stabilito dall’articolo 13 del GDPR, in base al quale il titolare del trattamento deve fornire preventivamente all’interessato tutte le informazioni relative alle caratteristiche essenziali del trattamento che, in questo caso, non erano state fatte pervenire alla collaboratrice.
L’esigenza di non interrompere repentinamente i contatti con i clienti non può essere una giustificazione, poiché si realizza attraverso l’attivazione di un sistema di risposta automatico con il quale vengono forniti indirizzi alternativi attraverso i quali contattare il titolare.
Per il Garante, poi, il legittimo interesse a trattare dati personali per difendere un diritto in giudizio, non può comportare un aprioristico annullamento del diritto alla protezione dei dati personali riconosciuto agli interessati, tanto più per il fatto che il contenuto dei messaggi di posta elettronica riguarda forme di corrispondenza, tutelate anche costituzionalmente.
A tal proposito, un adeguato bilanciamento di interessi tra datore di lavoro e lavoratore in merito all’uso della posta elettronica, è contenuto nelle linee guida per l’uso della posta elettronica e internet pubblicato dal Garante il 10 marzo 2007.
Questa tematica verrà affrontata nell’ambito dell’evento formativo organizzato da Optime Il trattamento dei dati personali dei lavoratori che si terrà il 20 aprile prossimo
La tematica sarà anche approfondita in occasione dell’evento Paradigma “I controlli a distanza sull’attività dei lavoratori tra privacy, tutele lavoristiche ed evoluzione tecnologica” prevista per Giovedì 11 maggio 2023
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